Langkah Memulai Sebuah Event

Langkah Memulai Sebuah Event
Event organizer adalah sebuah bidang pekerjaan yang berhubungan dengan pengaturan sebuah acara, mungkin kita semua pernah mengadakan acara, baik mulai ditingkat OSIS sewaktu SMP dan SMA dulu, atau acara-acara di kampus. Biasanya dalam mengadakan acara tersebut kita akan membentuk kepanitian, Nah… panitia inilah yang dapat disebut sebagai event organizer, karena merekalah yang mengatur acara itu mulai dari persiapanya hingga acara tersebut terselenggarakan.

Apa saja yang dibutuhkan untuk membuat sebuah acara..??

1. Momentum (optional) : Momentum saya masukkan sebagai komponen dasar penyelenggaraan acara, walaupun komponen ini bersifat optional saja, tapi cukup penting dan memiliki pengaruh yang luar biasa dalam menarik animo dari para target audiens maupun sponsor. Momentum dapat dilihat dari kalender apapun, mulai dari kalender pendidikan, kalender hari besar keagamaan, kalender hari besar nasional, ataupun kalender hari besar atau peringatan yang diperingati oleh seluruh dunia secara bersamaan.

2. Target Acara : Target acara adalah tujuan dasar untuk mengadakan acara, karena dari penentuan target ini kita dapat mengembangkan beberapa komponen-komponen acara lainnya, mulai dari konsep, teknis, dan lain-lain. terdapat banyak target acara dalam dunia event, ada yang targetnya berorientasi untuk bisnis (uang), program sosial kemasyarakatan, pendidikan dan pelatihan, atau juga untuk amal. Dengan penentuan target inilah kita dapat mengukur berhasil atau tidaknya penyelenggaraan acara yang kita buat.

3. Ide (Konsep) : Setelah kita menemukan Momentum diatas maka kita akan memerlukan yang namanya Ide / Konsep dasar dari sebuah acara yang ingin kita gelar, contoh kasusnya adalah, dalam memperingati hari anak nasional, kita akan mengadakan lomba lukis anak-anak, dengan mengangkat tema “Jakarta berudara bersih untuk nafas kami”, maka setelah itu kita akan memerlukan komponen-komponen lainnya yang bersifat teknis, seperti lokasi acara, waktu acara, kemasan acara, dan target sponsor yang akan kita ajak untuk berpartisipasi dalam acara yang akan kita gelar.

4. Proposal : Dalam setiap menyelengarakan acara mutlak adanya proposal, karena proposal adalah media utama dan pertama yang akan kita jadikan pegangan dalam mensosialisasikan acara yang akan kita buat. Proposal harus dapat menjelaskan secara rinci, terkait tujuan acara, bentuk acara, anggaran biaya, susunan kepanitian, dan seluruh komponen acara yang dapat memberikan gambaran secara utuh terkait acara itu, sehingga dapat meyakinkan siapapun yang menjadi audiens kita pada saat kita mempresentasikan acara kita tersebut, baik lembaga yang menjadi partner, maupun sponsor.

5. Media Promosi : Media promosi dan acara, ibarat dua sisi mata uang yang tidak dapat dipisahkan, karena media promosi adalah komponen terpenting dalam mensosialisasikan acara kita kepada khalayak umum, sekaligus media promosi ini berfungsi sebagai media meraih dana sponsor, dengan memberikan space iklan kepada sponsor yang akan membantu pendanaan dari acara kita, yang umumnya dengan cara menyematkan logo dari perusahaan atau lembaga yang menjadi sponsor dalam setiap media promosi yang kita sebarkan kepada masyarakat.

Media promosi ini terbagi menjadi 2, media elektronik dan media cetak. Media elektronik meliputi iklan Televisi, Radio, Website, Blog, Sosial Network (facebook, tweeter, forum-forum online, dll), sedangkan media cetak meliputi iklan koran, majalah, poster, flyers, leaflet, booklet, spanduk, umbul-umbul, Backdropt, kaos, topi, rompi dan lain-lain sesuai kebutuhan dari acara tersebut.

6. Perizinan dan Pajak : Komponen ini yang harus mendapatkan perhatian secara khusus, karena hal ini terkait dengan instansi keamanan dan pemerintah, perizinan harus didapatkan atau diurus sebelum acara dimulai, perizinan ini meliputi perizinan tempat dan perizinan keamanan dari kepolisian, setiap tempat dan acara memiliki kriteria perizinan yang berbeda-beda, dan bersifat kondisional menyesuaikan bentuk acara yang kita selenggarakan, sedangkan pajak terkait media promosi yang kita buat, Fee SDM, dan lain-lain.

7. Produksi : Produksi adalah salah satu komponen paling terpenting dalam acara, yang meliputi komponen Produksi antara lain, Panggung (Stage), Sound system, Lighting System, Dekorasi, Booth, dan properti lainnya yang dapat menunjang konsep dan tujuan acara tersebut.

8. Eksekusi dan Laporan Pertanggungjawaban : Eksekusi adalah moment yang paling menegangkan, dimana setiap planning, dan rencana yang telah kita susun diatas kertas, akan kita aplikasikan di lapangan, keseriusan, kekompakan, dan ketelitian Tim amat sangat diperlukan pada saat ini, agar semua yang telah kita rencanakan dapat berjalan sebagaimana mestinya.

Pertanggungjawaban, merupakan catatan menyeluruh dan detail terkait acara yang kita selenggarakan, karena dari laporan inilah kita dapat melihat skala berhasil atau tidaknya sebuah acara, atau dapat juga dijadikan sebagai landasan kita melakukan evaluasi kerja. (Sumber: Cakardewa)

Berlangganan update artikel terbaru via email:

0 Response to "Langkah Memulai Sebuah Event"

Post a Comment

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel